SEPA: erste Praxiserfahrungen, Tipps, Tricks und Fallen

Die zwingende SEPA-Einführung für den betrieblichen Zahlungsverkehr wurde nun zwar erst einmal auf den 1. August 2014 verschoben. Aber die meisten Unternehmen nutzen jetzt schon SEPA. Viele Banken nehmen Daten auch nur noch im SEPA-Format an. Hier eine Sammlung von Tipps rund um SEPA und erste Praxis­erfahrungen:

BIC bei Inlands-Überweisungen nicht notwendig: Den BIC-Code brauchen Sie nur bei Auslands-Überweisungen. Im Inland reicht IBAN. Von den 22 IBAN-Stellen muss man sich nur zwei merken: Wenn Sie Ihre alte Kontonummer und Bankleitzahl im Kopf haben, müssen Sie sich nur zwei Ziffern merken, nämlich die direkt nach DE folgenden zwei Prüfziffern. Anschlie­ßend folgt die achtstellige Bankleitzahl und dann die zehnstellige Kontonummer. Hat Ihre Kontonummer weniger als zehn Stellen, wird die Lücke dazwischen mit Nullen aufgefüllt.

Kein SEPA-Basislastschriftmandat notwendig bei vorhandener Einzugs­ermächtigung:
Hatten Sie bisher von Ihren Kunden eine Einzugsermächtigung, können Sie diese weiterverwenden als SEPA-Basislastschrift. Problem: Finden Sie das ursprüngliche Dokument nicht mehr, sollten Sie lieber doch ein neues SEPA-Basislastschriftmandat einholen. Denn falls Ihr Kunde eines Tages behauptet, Sie nie autorisiert zu haben und Sie das Gegenteil nicht beweisen können, kann er die Lastschriften der letzten 13 Monate(!) zurückbuchen lassen. Ansonsten gilt eine Widerspruchsfrist von acht Wochen (bisher sechs Wochen).

SEPA-Firmenlastschrift muss zur Bank des Kunden:
Anders als bei der Basislastschrift kann der Kunde bei der Firmenlastschrift keine Rück­buchung veranlassen. Ein SEPA-Firmenlastschriftmandat muss eigentlich nicht zu Ihnen als Zahlungsempfänger, sondern zur Bank des Kunden. Die Erfahrung lehrt jedoch, dass die allermeisten Ihrer Kunden dieses Formular nicht an deren Bank weitergeben – sei es aus Trotz oder aus Desinteresse. Lassen Sie sich daher die Firmenlastschrift von Ihrem Kunden unterschrieben geben und kümmern Sie sich selbst darum, dass diese zu seiner Bank gelangt. So können Sie wenigstens sicherstellen, dass die Bank das Mandat bekommen hat. Lassen Sie sich von der Bank ausdrücklich bestätigen, dass sie das Firmenlastschriftmandat verarbeitet hat.

Vorsichtig sein beim Erteilen von Firmenlastschriftmandaten: Wie schon bisher beim Abbuchungsauftrag prüft die Bank nur, ob die Firmenlastschriftmandatsnummer autorisiert wurde. Die Betragshöhe wird nicht geprüft. Stellen Sie sich vor, Sie haben einer unseriösen Firma ein Firmenlastschriftmandat erteilt, und diese räumt Ihr Konto ab und verduftet über alle Berge. Sie können diese Lastschrift nicht zurückbuchen lassen.

Mandatsreferenz selber eintragen, nicht den Kunden eintragen lassen: Jedes Lastschriftmandat, egal ob Basis- oder Firmenlastschriftmandat muss eine Mandatsreferenznummer haben. Wenn der Kunde diese Nummer einträgt, besteht die Gefahr, dass die nicht übereinstimmt mit der Mandats­referenz­nummer, die Ihr Zahlungsverkehrprogramm vergibt. Deshalb: Das Formular vorausfüllen und die von Ihrer Software ermittelte Mandats­referenznummer eintragen, dann ist diese Fehlerquelle schon einmal weg.

Vorankündigungsfrist verkürzen: Per Gesetz müssen Sie eine Abbuchung bzw. Lastschrift 14 Tage vorher ankündigen. Diese Frist können Sie durch vertragliche Vereinbarung auf bis zu einen Tag verkürzen. Bei Firmenkunden können Sie das zum Beispiel per E-Mail machen und dazu schreiben: „Falls wir von Ihnen nichts hören, gehen wir davon aus, dass das Verkürzen auf drei Tage für Sie in Ordnung ist“. Bei Privatkunden muss der Kunde jedoch der Verkürzung zustimmen.

Die Drohung, ansonsten auf Überweisung umzustellen, kann ein Schuss in den Ofen sein: Manche Zahlungsempfänger schreiben zum Beispiel: „Wir stellen auf fünf Tage um. Falls Sie damit nicht einverstanden sind, melden Sie sich, dann stellen wir um auf Überweisung“. Das kann ein übles Eigentor werden, denn die Überwachung des Eingangs von Überweisungen ist sehr viel Arbeit. Besser ist es, sich individuell mit Verkürzungs-Verweigerern auseinanderzusetzen und so dann doch die Zustimmung zur verkürzten Einzugsfrist zu bekommen.

Herzliche Grüße
Dipl. -Kfm. Alfred Gesierich
Steuerberater für Gauting